Секреты успешной комплектации отеля – как инвестору избежать переплат и на чем сэкономить без ущерба качеству

О том, как грамотно оснастить отель мы поговорили с Кларой Ермаковой, директором по развитию компании-комплексного поставщика для отелей “5 ЗВЕЗД”.

- Клара, вы уже много лет работаете с отельерами и укомплектовали более 100 гостиниц “под ключ”, а также у вас на обслуживании 10 000 отелей. Это солидная цифра для сбора статистики и разработки “грамотной” концепции оснащения. Поделитесь секретами, как выстроить тот “правильный” путь, при котором и проект пойдет как по маслу, и лишних переплат не будет.

- Я бы условно разделила работу над строящимся или реновируемым объектом на 3 блока:

1. Проектирование, дизайн
2. Строительство и отделочные работы
3. Оснащение

ЭТАП 1. Проектирование и дизайн

Проблемы, которые мы наблюдаем и с которыми сталкиваются владельцы и управляющие на этапе комплектации объектов размещения, по факту часто являются результатами допущенных ошибок на старте - этапе проектирования и дизайна. Они могут серьезно повлиять на общую деятельность отеля и потребовать дополнительных усилий для исправления.

Совет 1. Не экономьте на качественном проектировании. Работайте с дизайнерами, которые понимают специфику гостиничного бизнеса, в проектировании соблюдают все требования, учитывая в том числе требования классификации к звездности, на которую отель будет претендовать при открытии. А также обращайте внимание на то, чтобы дизайн был функциональным и эксплуатируемым, а не только красивым, так как после оснащения вы ежедневно будете сталкиваться с обслуживанием объекта (уборка, возможность трансформации номера под бОльшее количество гостей). К слову, в Компании «5 ЗВЕЗД» есть свое дизайн-бюро, специализирующееся на работе с гостиничными объектами.

ЭТАП 2. Строительство и отделочные работы

Этот этап находится в плотной связке с этапом 1, а также с грамотным выбором подрядной организации, которая осуществляет строительство. Конечно, как и в предыдущем этапе, я советую работать с профессионалами, которые уже  строили гостиничные объекты и понимают разницу между строительством многоквартирного жилого дома и отеля.

Совет 2. Рекомендуем на данном этапе продолжать работать с дизайнерами в формате «авторского надзора». Это будет гарантией того, что подрядная строительная организация не отступит от проектного плана, будут соблюдены все требования и сроки. А инвестору нужно контролировать бюджет, предварительно заложив качественные материалы.

ЭТАП 3. Оснащение

«Как экономить? Что у Вас есть еще дешевле? Мы так много потратили в стройку, бюджет сильно урезан: нам нужно постараться уложиться в минимальные суммы», - такие фразы мы, увы, достаточно часто слышим от руководителей проектов.

Совет 3. Не экономьте на качестве при закупе. Это такая же инвестиция в ваш бизнес, как и строительство, и дизайн. При покупке профессионального товара вы сможете экономить на протяжении дальнейшей деятельности отеля. Работа в штатном режиме, без дозакупов и смены оборудования в течении 4-6 лет после запуска – вот что такое грамотные инвестиции на старте.

Ну и конечно, для всех этапов характерен широкой спектр проблем, связанный с подрядчиками (отель сам себя не построит), и если подрядчики оказались не добросовестными, то как следствие: срыв сроков, дорогостоящие ошибки,  отсутствие гарантийных обязательств, отсутствие пакета сертификационных и отчетных  документов для проверяющих органов и бухгалтерии, отсутствие сервисной поддержки в вопросах эксплуатации товаров, что значительно сокращает их срок службы. Это все может значительно затянуть срок сдачи объекта из-за внутренних, организационных,  финансовых или внешних административных затруднений. А это все ваши деньги

Отдельно хочу упомянуть постоянный поиск и ведение переговоров с несколькими  поставщиками, которые требуют значительных усилий и времени, причем, для всех подразделений. Каждый отдельный контракт существенно усложняет систему взаимодействия и растягивает сроки.

- Когда надо начинать искать поставщика? Есть ли “то самое” время, когда это уже не будет слишком поздним шагом?

- Уже на начальном этапе совместно с дизайнером следует выбрать ключевого поставщика на оснащение и, ориентируясь на предпочитаемые товары, делать дальнейший не только визуальный, но и технический проект, который учитывает функциональные, эргономические и логистические аспекты. К примеру, профессиональные партнеры (дизайн-бюро или комплексные поставщики с собственным штатом дизайнеров)  помогут вам убедиться в том, что ниши для сейфов, холодильников или мини-баров сделаны правильно, с учетом требующихся зазоров, а электропроводка подведена в нужное место.

Комплексный Поставщик – должен стать вашим партнером на всех этапах реализации проекта. Это командная игра, и от профессионализма и работы “каждого игрока” зависит успех партии.

При реализации проекта рекомендую использовать инструмент планирования -  “дорожная карта”, чтобы вовремя сделать следующий шаг. Помните, что поставка товара занимает определенное время, которое нужно вносить в общий сценарий. Чем опытнее ваш поставщик, тем легче оно прогнозируется. Поставщики, которые обещают вам привезти нужное оборудование в слишком короткие («нереальные») сроки, часто нарушают договоренности, из-за которых потом страдать будете вы, ожидая прихода партии или срочно ища замену.

Наконец, на этапе комплектации важно иметь выделенный бюджет и работать непосредственно с прямыми поставщиками, чтобы обеспечить достойное качество, экономию средств и времени.

- Вот мы и подошли вплотную к теме экономии бюджета. Это очень важный пункт, интересный всем отельерам. Давайте остановимся на нем чуть подробнее. За счет чего можно сократить бюджет при комплектации?

- Во-первых, до 70% может составлять общая экономия на закупку при оптовом заказе. Часто на объекте насчитывается до 50 поставщиков по разным направлениям (сантехника, ковролин, керамогранит, электронные замки, свет, электрооборудование, оснащение общественных зон и конференц-залов и т.д., и т.п.).

Представьте, как сложно выстроить процессы и за всем уследить. Бывает, что стоимость растет в процессе длительных переговоров, и уже на финальном этапе вы получаете совсем не то, что было на старте (когда времени было еще достаточно), и пути обратно уже нет.

- Во-вторых, до 80% может составить сокращение затрат на оплату труда персонала.

Посчитайте сколько часов ваши сотрудники потратят на поиск и мониторинг нескольких компаний по каждой из позиций, заключение договоров, подготовку и прохождение тендера (что априори предполагает покупку самого дешевого (читаем «сомнительного качества» товара), закрывающих документов и так далее. А ведь это все ваш бюджет.

- Дальше мы переходим к темам эксплуатации и энергопотребления объекта: здесь мы можем сократить до 50% издержек.

И это без учета некачественного товара, который зачастую можно только выбросить, ущерба от простоя объекта и прочих рисков, о которых мы говорили выше. Здесь потери могут быть колоссальными.

- Правильно ли я понимаю, что надо заранее закладывать бюджет на все?

- Абсолютно верно. Нельзя комплектовать отель по остаточному принципу, что мы постоянно видим на рынке. У вас должны быть выделены определенные суммы, которые не могут быть потрачены ни на что другое. Иначе, вам придется закупать товары, не соответствующие требованиям к эксплуатации и заявленной звёздности.

При покупке бытовых дешевых электроприборов объект несет существенные затраты по электричеству, а также высокие риски по использованию (возгорания, замыкания, большой процент брака, поломки уже на 3-4 месяце работы). И да, выйдут из строя они значительно быстрее профессиональных. А это еще дополнительный бюджет, который срочно придется где-то найти.

- Какие товары может закрыть Комплексный поставщик? Что есть в Вашем ассортименте?

Наш ассортимент насчитывает более 5000 позиций. Их мы условно делим на две большие группы:

1. Товары для постоянного закупа (товары находятся на складах в России):

• все операционное оборудование для номеров (мини-бары, чайные станции, фены, телефоны, сейфы и др.),
• оборудование для общественных зон отеля (телеги для багажа, горничных, рум-сервиса, урны, машинки для чистки обуви и др.),
• текстиль и постельное белье,
• косметика  для отелей;

 2.     Заказные позиции:

• отделочные материалы (керамогранит, мозаика, ковролин),
• сантехника и смесители,
• аксессуары для номера и ванной комнаты,
• электронные замки, сенсорные панели и прочие девайсы,
• свет (интерьерный и технический),
• оборудование для конференц-зон,
• оборудование для шведской линии и многое-многое другое.

- Какие Вы даете гарантии?

Компания «5 ЗВЕЗД» работает с отелями  уже 20 лет. Мы являемся прямым поставщиком, работающим с гостиничными фабриками-производителями. По многим направлениям мы эксклюзивные партнеры этих производителей в России.

При работе с Компанией «5 ЗВЕЗД» вы будете совершенно спокойны за ваш заказ, получите его в строгом соответствии с техническим заданием. Кроме этого, на большинство товаров распространяется расширенная гарантия до 2-х лет, а также на все наши товары распространяется сервисная поддержка. Клиент всегда может позвонить и получить подробную консультацию даже по тем товарам, которые уже выработали гарантийный срок.

- Как оценить товар и как приобрести? Какие сроки?  

В 2023 году в  Москве открылось демонстрационное пространство - 2-х этажный шоу-рум «5 ЗВЕЗД» общей площадью 400 кв.м., где представлены новинки отделочных материалов и образцы товаров для комплексного оснащения отелей. Шоу-рум предоставляет возможность отельерам и дизайнерам окунуться в интерьер изысканного отеля, протестировать и оценивать все товары. 

Купить у нас очень просто. В Компании «5 ЗВЕЗД» действует складская программа. Она позволяет оперативно в течение недели закрывать потребности отеля по самым необходимым, регулярно запрашиваемым позициям: мини-бары, фены, чайные станции, гладильные центры и прочие товары для оснащения. Присылайте запросы удобным для вас способом, и наши менеджеры сделают для вас подборку товаров.