TOP-10 трендов 2021 года, которые изменят деловые мероприятия

Аналитики американской управляющей компании Benchmark, изучив опыт 80 гостиниц, курортов и конгресс-центров, сформировали список из ТOP-10 трендов, характерных для «постпандемийных» деловых мероприятий.

Тренд № 1: «На пути к выздоровлению»

«Если есть что-то, что мы поняли в 2020 году, так это истинное определение того, что означают слова «пауза» и «кардинальный поворот», - сказал Эрик Гэвин. – А также мы осознали, насколько креативны люди в индустрии мероприятий. В ожидании повсеместных вакцинаций в конце весны мы видим первые признаки сдержанного спроса на мероприятия; так что, на наш взгляд, 2021 год станет поворотным в этом смысле. И он положит начало заметному восстановлению индустрии массовых встреч».

Уже сейчас тут и там начинают понемногу проводиться групповые оффлайн-встречи, семинары и конференции.

Тренд № 2: Роад-шоу (roadshow)

Они стали более «гибридными», для большего охвата: участники и партнеры, находящиеся близ населенного пункта, где проходит тот или иной этап роад-шоу, приезжают. А те, кто живут дальше, либо не могут приехать из-за карантина, либо беспокоятся о своем здоровье – участвуют виртуально.

«Тем не менее, спрос на гибридные встречи не так велик, как можно было бы ожидать. Кажется, что желание собираться лично превалирует: от удаленных подключений за год люди подустали, и теперь порой склонны от них отказываться», - считает господин Гэвин. 

Тренд № 3: Технологии

Это – прямое следствие в том числе и пункта № 2: с учетом того, что до сих пор очень многие семинары и конференции проводятся онлайн – или дублируются онлайн – что здесь наиболее важно? И что особенно беспокоит организаторов?

Первое – пропускная способность интернета. Второе – качественное оборудование. Третье – и это уже отчасти новинка – виртуальные «помещения для встреч». Ну и, с учетом большего количества удаленных участников, специальная группа технической поддержки, доступная в любой момент на протяжении всей встречи, просто необходима.

Тренд № 4: Превалирующие клиентские группы

Хотя пандемия сильно ударила по многим отраслям экономики, некоторые сферы, наоборот, «на подъеме». И именно они и проводят сейчас больше мероприятий. В частности, это: фарма (в основном крупные фармацевтические компании), финансисты, производственники.

Впрочем, вышли на рынок и новые интересанты: спрос растет на массовые мероприятия социального, образовательного религиозного характера. Которым нужны порой весьма большие площадки, и все предоставляемые гостиницей возможности, включая питание и проживание.

Тренд № 5: «Не трогаем лицо. И вообще ничего не трогаем»

Бесконтактные технологии за считанные месяцы уже успели стать «новым ключевым стандартом» в сфере гостеприимства. Самостоятельный check-in и check-out, доставка еды в номер и т.д. плотно вошли в нашу жизнь.

Что предлагают в этом смысле организаторы конференций?

• бесконтактная регистрация гостей
• предоставление расписания встреч и конференц-услуг онлайн
• ужин с «виртуальным» меню (по QR-коду)
• в случае мероприятия на несколько дней, подразумевающего проживание в отеле, - заказ обслуживания номеров, а также завтрака и прочего бесконтактно.

Тут во многом приходят на помощь специально создаваемые либо под каждый отель, либо даже под каждое конкретное мероприятие мобильные приложения. Для них, кстати, очень важно быть простыми и интуитивно понятными.

Тренд № 6: Новый формат еды

QR-коды и бесконтактное меню, по-новому обслуживаемые шведские столы (например, с раздачей еды официантом, а не self-service), индивидуально упакованные блюда из меню и одноразовые приборы (пусть и очень изящные, из качественного пластика). «Коробочный» обед из «самолетного» варианта превратился в разнообразное меню со свежими изысканными салатами, креветками на гриле, свежайшими фруктами и порционными десертами – все запечатанное. В качестве дополнительных опций нелишне будет предложить ароматные обеззараживающие салфетки для рук, маски для лица, бутилированная питьевая вода в свободном доступе.

Фуршетную подачу оставить можно, но - с индивидуально упакованными блюдами. Обратите внимание на красоту подачи – но пусть гости видят мастерство вашего шеф-повара, выставленное на безопасном расстоянии, возможно – за оргстеклом; а дегустируют уже «индивидуальные» порции.

Не забывайте про разнообразие «коробочных» снэков-перекусов и кейтеринг в номер.

А также – по возможности – про экологичность: в случае с индивидуальной упаковкой блюд нелишне будет переключиться с пластика на перерабатываемый картон и т.д.

Тренд № 7: Творчество, акцент на местную еду плюс на устойчивое развитие

Этот тренд актуален уже не первый год. Так что 2021-й ознаменуется разве что большей креативностью и экологической привлекательностью. «Пандемия не изменила того, что делает ужин вкусным, запоминающимся, ответственно приготовленным и обсуждаемым еще полгода, - уверен Эрик Гэвин. – Шеф-повара и кулинары по-прежнему с энтузиазмом относятся к поставкам на их кухню экологически чистых продуктов местного производства - не только из-за свежести, но и из-за желания поддержать местных фермеров и поставщиков в столь непростое время».

Новый тренд тут, пожалуй, - обед или ужин на открытом воздухе. Даже в северных регионах: шеф-повара вовсю планируют сытные зимние меню, которые подаются на больших открытых площадках, окруженных кострищами и обогревателями. Все это предоставляет возможность безопасного, привлекательного и «социально дистанцированного» обеда в приятной компании – и с видом на звезды… Кстати, в регионах за пределами тропиков и субтропиков – везде, где с осени по весну прохладно – куда как уместно будет предложить согревающие алкогольные напитки лучших марок: в морозные дни от них почти никто не отказывается. 

Тренд № 8: Размер имеет значение

И опять – социальное дистанцирование. Во многих странах власти ограничивают количество участников оффлайн-мероприятий всего до 10-15 человек в комнате. Поэтому понятно, что средний размер группы в 2021 году будет меньше, а рассадка – свободнее.

Однако в ряде направлений – РФ в том числе – ограничения не такие строгие. Уже вовсю идут крупные выставки; гостиницы обслуживают групповые запросы от 50 до 100 гостей, бронирующие номера в отелях с просторными конференц-зонами. Где можно и соблюдать нужное дистанцирование, и при этом наслаждаться оффлайн-общением в формате небольших групповых сессий – семинаров и т.д.: как вариант, в разных помещениях одновременно, с нетворкингом в перерывах.

Тут имеет смысл предложить клиентам вариант организации кофе-брейка в удобное для них время, чтобы не создавать очереди за напитками и закусками.

По статистике от Benchmark, встречи, запланированные на 2021 год, длится в среднем 2 дня, что не слишком отличается от предыдущих лет. Цены на пакеты для встреч в среднем соответствуют тем, которые были согласованы в 2019 году. Так что перспективы к восстановлению рынка налицо.

Тренд № 9: Свежий взгляд на вещи

Встречи на открытом воздухе, которые раньше были «любопытным вариантом», в 2021 году стали насущной необходимостью. Открытые пространства создаются даже там, где их сейчас нет: в конференц-помещения и зоны для нетворкинга отельеры превращают детские игровые клубы, площадки для танцев, летние веранды, лужайки, парки и зеленые зоны при гостиницах – даже пляжи и «зоны для лежаков» у бассейнов. Погреться можно рядом с инфракрасными печками или в отапливаемых палатках, после чего снова выйти на воздух. "Традиционные" конференц-залы в этом году все чаще перемещаются под открытое небо.

Так что особое внимание нужно уделить а) удобной мебели, б) портативным нагревательным элементам, в) заградительным оргстеклам, создающим дополнительный «безопасный барьер» - там, где это уместно.

Тренд № 10: Партнерство в новом формате

В 2021 году, как считают эксперты Benchmark, будет проще договариваться. Но и отельеры должны проявлять гораздо большую гибкость. В общем, от обеих сторон ожидается готовность быстрее идти на компромисс в обсуждении пунктов договора, предоставления отсрочек, размера комиссионных, платежей в рассрочку, отмены «штрафов» или хотя бы «накопительных» процентов по штрафам (высчитываемых по дням) и т.д.

Отнеситесь с пониманием и к переносу встреч и/или их отмене, о чем вы узнаете за менее короткий срок, чем хотелось бы – и чем было принято раньше: ведь деловые мероприятия сейчас во многом зависят от успешной вакцинации их участников, а также от распоряжений властей, вводящих временные локдауны то тут, то там. Так что заложите дополнительную гибкость в планирование как таковое.

Тренд-«бонус»: Важность дестинации и «фактора отдыха»

Сейчас, с учетом ограниченных возможностей перемещений, конференции многие стараются рассматривать и как возможность отдохнуть заодно. Сделать паузу в деловой рутине. Поэтому очень важны будут впечатления от «места назначения», от локации; а также возможность воспользоваться за пределами отеля – экскурсиями и другими досуговыми вариантами, а внутри отеля – фитнесом, бассейном, спа-зоной и прочими опциями, относящимися не столько к бизнесу, сколько к здоровью и хорошему самочувствию.

В этом смысле даже городским гостиницам стоит взять на вооружение опыт курортных отелей, которые много лет подряд предлагают оздоровительные программы для деловых групп: экспериментальные массажи, уход за собой, минимальные лечебные опции, активные прогулки и спорт – в том числе с предоставлением всем участникам необходимого снаряжения: для катания на лыжах, треккинга, скалолазания и т.д.

К тому же, после «года взаперти» как никогда важен тимбилдинг. Многие месяцев работы из дома и сплошного виртуального общения с коллегами, партнерами и клиентами утомили больше, чем мы осознаем: даже психологи это подтверждают. Возникает желание собраться вместе, восстановить эмоциональные связи, заново сплотить штат и возродить командный дух.

Подумайте, что вы можете предложить – несложного в реализации и не слишком дорогого в оснащении – что могло бы заинтересовать заказчиков деловых мероприятий и тимбилдингов. Опять же, с учетом того, что весь досуг лучше перенести на улицу. Бадминтон? Боулинг кокосовыми орехами? Метание топора? Мини-курс миксологии? Мастер-класс по изготовлению бутербродов и канапе без хлеба? Дайте людям возможность расслабиться и повеселиться даже на очень серьезной конференции, выпустить пар; и они еще долго будут вам благодарны.

Перевод и адаптация Кристины Голубевой, специально для Frontdesk.ru